lunes, 5 de septiembre de 2011

La tarea del Wedding planner


Etapa de Planificación
Para cada evento, establecemos los pasos y acciones que guiarán todo el proceso de organización, obteniendo un orden de prioridades y una adecuada gestión de los recursos disponibles, a fin de garantizar la calidad y el éxito de la celebración.
Comprende:
• Creación del Concepto o idea guía del evento.
• Definición y optimización del Presupuesto Total.
• Definición del Timeline General (cronograma completo de actividades desde el inicio del proceso hasta el cierre del evento).

Etapa de Realización
Representa el desarrollo y ejecución de las actividades previas al día del evento.
Comprende:
• Relevamiento detallado para cada una de las partes del evento.
• Propuesta y selección de proveedores afines al cliente.
• Calendarización de reuniones y acompañamiento a entrevistas.
• Seguimiento de actividades críticas.
• Layout del espacio físico (disposición del mobiliario y ubicación de invitados).
• Definición del Timing del evento.
• Gestión de Invitados – RSVP.
• Gestión de Hotelería y traslados (invitados con residencia lejana).
• Asesoramiento permanente.
• Supervisión continua.

Etapa de Finalización
Tiene lugar el día del evento, momento en el cual se llevan a cabo las actividades necesarias para que todo se desarrolle en el tiempo y en la forma planeada.
Comprende:
• Logística y coordinación general.
• Check List de detalles importantes.
• Manejo del Timing.
• Manejo de excepciones e imprevistos..
• Dirección de todos los servicios intervinientes
• Presencia profesional en el evento hasta su finalización.

Administración General
Nos ocupamos del manejo de los recursos, la dirección de las prestaciones y de la comunicación durante todo el proceso organizativo.
Comprende:
• Comunicación permanente con todas las partes intervinientes
• Generación de informes de avance periódicos donde se informa:

Principales actividades realizadas durante el período y próximos pasos.
• Situaciones identificadas a ajustar – Gestión de Riesgos.
• Avance del Cronograma General.
• Análisis  Presupuestario.



Soporte Tecnológico
Trabajamos con una herramienta informática de planificación (Event Planning Software) que nos permite:
• Organizar adecuadamente las tareas.
• Controlar el presupuesto del evento, con estimación y asignación de costos.
• Informar situación de pagos de servicios..
• Llevar la agenda del evento
• Realizar el seguimiento de confirmación de invitados.
• Representar gráficamente la disposición del mobiliario y la ubicación de invitados.
• Detallar menú especial (vegetariano, celíaco, kosher, etc.) en caso de ser necesario.
• Documentar cada decisión y generar informes de situación.

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